Problém:
Uživatel má pobočku, odkud se posílají data e-mailem. Uloží je a chce je importovat do své evidence.
Uživatel vystavuje faktury, které pak předává jako zálohu své účetní. Účetní potřebuje doklady dohrát do kompletního účetnictví.
Příznaky:
Při použití funkce obnova ze zálohovaných dat se aktuální data zcela přehrají daty ze zálohy. Uživatel ale potřebuje, aby aktuální data zůstala a pouze byla doplněna o data ze zálohy.
Řešení:
Potřebujeme-li do aktuálních dat účtované firmy
doplnit pouze určitá vybraná data ze zálohy jiné firmy, příp. od jiného uživatele, využijeme funkci
Import dat.
- Vybereme a otevřeme v programu účtovanou firmu, do které chceme data ze zálohy importovat
Doporučujeme před importem dat ze zálohy vytvořit zálohu aktuálních dat firmy (zvlášť pokud nemáte zakoupenou
multiverzi), případně nejprve vyzkoušet import dat ze zálohy do nově založené testovací firmy (zvlášť pokud poprvé nastavujete parametry importu, nebo je měníte). - Na horní liště programu zvolíme Ostatní - Údržba - Import dat.
- Program nám zobrazí nabídku parametrů importu, kde je možné zatrhnout a vybrat, která data a příp. za které období, požadujeme ze zálohy importovat.
- Pro pokračování v importu stiskneme tlačítko Importovat. Program nám nabídne okno pro výběr místa uložení zálohy, ze které mají být data importována:
- Na výběr máme import z mechaniky A: (tj. disketové mechaniky - dnes již
spíše výjimečný případ) a import z disku (tj. pevný disk Vašeho PC, externí disk, ...) - volbu provedeme v kolonce Typ operace.
- Při importu z disku je třeba zadat Cestu k záložnímu souboru, což je místo uložení příslušné zálohy. Cestu k záloze je třeba zadat tak, aby končila složkou, ve které se nachází zazipovaný soubor zálohy. Nejčastěji to bývá složka s pořadovým číslem firmy, ze které byla záloha vytvořena (viz obrázek). Vyhledání správné složky nejsnáze provedete přes tlačítko se třemi tečkami na konci řádku.
- Jakmile označíte a potvrdíte složku, která obsahuje zazipovaný soubor zálohy, objeví se v kolonce Záloha ze dne datum a čas "nejmladší" zálohy uložené ve vybrané složce. Potřebujete-li importovat data ze starší zálohy z konkrétního dne a času, stačí
rozbalit seznam záloh pomocí šipky za kolonkou Záloha ze dne a vybrat požadovanou zálohu:
- Pro spuštění importu dat stiskněte tlačítko Import. Program zobrazí upozornění, že procesem importu dat ze zálohy dojde k tomu, že "Data aktuální firmy budou doplněna o nové údaje z jiné agendy programu EKONOM". Chcete-li proces importu zastavit zvolte Storno, pro pokračování stiskněte OK.
- Proběhne import dat a po jeho skončení nabídne program k zobrazení (tisku, uložení) protokol, který obsahuje informace o tom, co bylo naimportováno a co nebylo (a proč). Doporučujeme proto protokolu o provedeném importu věnovat pozornost.
Např. program nenaimportuje doklad s číslem, které už je v aktuálních datech obsazeno - v takovém případě zkontroluje cenu uvedenou na dokladu a do
protokolu případně vypíše ty doklady, u kterých se ceny mezi aktuální evidencí a zálohou liší.
V případě, že se budou všechny doklady v aktuální evidenci i v záloze shodovat, zobrazí program informaci "Ve zvolených evidencích nebyly v zadaném časovém intervalu nalezeny žádné nové položky."
Nedaří se Vám import dat ze zálohy provést? První pomoc zde.
Náš tip:
Než provádět komplikovaný jednorázový import velkého množství dat bývá kolikrát přehlednější, hlavně z důvodu kontroly v protokolu o importu, provádět import opakovaně po částech. Například podle jednotlivých druhů dokladů.
POZOR! Import dokladů probíhá bez zaúčtování. Importované doklady je třeba ručně zaúčtovat - po jednom (otevřít, nastavit účtování a uložit) nebo najednou pomocí funkce hromadné doúčtování, kterou nalezneme v příslušné evidenci
zpravidla pod tlačítkem Ostatní. Před spuštěním hromadného doúčtování doporučujeme nastavit filtr tak, aby v seznamu zůstaly pouze doimportované a dosud nezaúčtované doklady - např. pomocí číselné řady, data, označení Nezaúčtováno, apod. Automatické zaúčtování pak proběhne buď podle základní předkontace (např. FO pro vystavené faktury), nebo podle předkontace (kontace) zadané již předem v importovaných dokladech.
Poznámka: po importu objednávek a skladových dokladů je třeba navíc provést přepočet skladu, aby se importované doklady projevily správně také ve skladové evidenci na skladových kartách (objednáno, rezervováno, pohyby a stavy, skladové ceny).
Upozorneni: Pri importu dokladu je nutne dusledne dbat na
to, aby vsichni dalsi pracovnici, kteri jsou pripojeni v siti, zvolili jako
aktualni jinou firmu v seznamu firem nebo program ukoncili.