Kontrolni funkce v ucetnictvi vyuzijeme jako prvni pomoc pri hledani pricin ruznych nesrovnalosti i jako preventivni opatreni predchazejici jejich vzniku.

Vyznamnym pomocnikem pri kontrole ucetnictvi je vestavena funkce v Ucetnim deniku (podvojne ucetnictvi) / Peneznim deniku (danova evidence) pod tlacitkem Ostatni nazvana Kontrola zauctovani.

V pripade, ze funkce Kontrola zauctovani neodhali zadny problem, zobrazi program informaci Kontrola zauctovani probehla v poradku. V pripade, ze nejake nesrovnalosti odhali, nabidne k nahledu nebo tisku Protokol, ve kterem uvede sva zjisteni. Nejcasteji se jedna o tyto pripady:

• Nenalezeno zauctovani prvotniho dokladu "cislo" - to znamena, ze prvotni doklad neni zauctovan v ucetnim deniku, popr. v archivu nesparovanych dokladu. Nemusi se vzdy jednat o chybu, kterou je treba opravit!
• Chybny kod zauctovani (danova evidence) / ucet (podvojne ucetnictvi) u dokladu "cislo" + radek deniku - to znamena, ze:
  • v danove evidenci byl zauctovan prijem na vydajovy kod nebo naopak. Napr. vraceny preplatek pojistneho pri ukonceni pojistne smlouvy je zauctovan na bance jako prijmova polozka s kodem 24 - toto zauctovani musi byt opraveno tak, ze polozka bankovniho vypisu bude zmenena na vydajovou a castka bude vyplnena s minusovym znamenkem.
  • v podvojnem ucetnictvi byl zvolen spatny ucet v pripadech, ve kterych je naprogramovane urcite pravidlo pro uctovani - napr. uhrada zavazku a pohledavky podle uctu na prvotnim dokladu, ucty pokladen a bank dle nastaveni v jednotlivych evidencich, apod. POZOR: Jedna se jen o uzce vymezeny pocet pripadu, ktere program overuje! Neni schopen hlidat obecne spravnost Vaseho uctovani!
• Nenalezena uhrada zavazku/pohledavky u dokladu "cislo" + radek deniku - to znamena, ze byla uctovana uhrada faktury prijate / faktury vystavene na ucet 321 / 311 bez propojeni do evidence faktur.

Samostatnou kapitolou je vyuziti funkce Kontrola zauctovani ke kontrole zauctovani DPH v danove evidenci - podrobnosti zde.

Funkce Kontrola zauctovani dokaze pomoci s velkym mnozstvim nesrovnalosti, ale neumi samozrejme odhalit vse. Proto je treba venovat cas i jinym kontrolnim postupum.

Dulezitou soucasti kontroly ucetnictvi je srovnani Ucetniho deniku / Penezniho deniku dle datumu a kontrola preklepu v datumech na zacatku a na konci deniku. Pritom neni nutne denik setridit natrvalo pres Ostatni-Setrideni deniku, ale staci dvojklik levym tlacitkem mysi na nadpis sloupce Datum. Tento kontrolni postup odhali i pripadne nechtene douctovani dokladu minuleho obdobi do deniku aktualniho obdobi.

Odsouhlaseni konecneho stavu uctu 311 a 321 na evidenci faktur muzeme snadno provest pres tisk sestavy Celkovy prehled, kde radek Odberatele by mel souhlasit na radek Faktury vystavene zustatek a radek Dodavatele by mel souhlasit na radek Faktury prijate zustatek. Pokud se porovnavane udaje lisi doporucujeme nejprve provest Kontrolu zauctovani a hledat zjisteni typu "Chybny ucet..." anebo "Nenalezena uhrada..." Dalsim moznym problemem je, ze na ucet 311 / 321 je zauctovana interni pohledavka / zavazek nebo jeho uhrada. Nesoulad mezi zustatkem uctu 311 / 321 a evidenci faktur muze zpusobit take pripad, kdy datum zauctovani uhrady faktury predchazi datum zauctovani faktury-prvotniho dokladu.

Castym duvodem vedoucim k potrebe provest kontrolu ucetnictvi je nesoulad pocatecnich nebo konecnych stavu.

• nesedi konecny stav v modulu Banka / Pokladna na konecny stav uctu v ucetnictvi
• rozdil mezi pocatecnim stavem uctu v Ucetnim deniku / Peneznim deniku a pocatecnim stavem uctu v tiskovych sestavach

Obecna pravidla pro odhaleni priciny techto problemu:

1. srovname Ucetni denik / Penezni denik dle sloupce Datum (viz vyse) a zkontrolujeme prvni a posledni zapisy (preklep v datumu, douctovani dokladu minuleho obdobi)
2. spustime v Ucetnim deniku / Peneznim deniku funkci Kontrola zauctovani a patrame predevsim po zjisteni "Chybny kod zauctovani / Chybny ucet..."
3. zkontrolujeme, zda souhlasi pocatecni stav v Ucetnim deniku / Peneznim deniku na pocatecni stav v prvotni evidenci - podrobneji zde

Pokud vyuziti vyse uvedenych postupu problem v ucetnictvi neodhali, nezbyva nez problem odhalit rucnim hledanim. Pred tiskem sestav ke kontrole doporucujeme nejprve zjistit, ke kteremu datu stav ucetnictvi naposledy sedi. Napriklad nejprve zadat sestavu k pololeti, pote ctvrtleti, mesici, polovine mesice... Timto zpusobem je mozne oblast hledani chyby vyrazne omezit.

Každý počítačový program se vyvíjí obrovským tempem a i když jsou stránky podpory průběžně kontrolovány a pečlivě aktualizovány, může se stát, že bez Vaší pomoci nebudeme tak rychlí, jak si Vy, uživatelé programu EKONOM zasloužíte. Objevíte-li proto, že návod již zcela neodpovídá skutečnosti, klikněte prosím velmi jednoduše a bezpracně zde. Dovolujeme si Vás upozornit, že tímto způsobem ale není možné jakkoliv komunikovat s podporou programu EKONOM.