Problem:

Potrebuji zadat neuhrazene pohledavky a zavazky (faktury) predchozich let do programu.

Priznaky:

• zacinam uctovat v programu EKONOM
• budu uctovat v programu novou firmu
• v programu byly nedopatrenim smazany nektere starsi faktury

Reseni:

1. Zakladni postup - neuhrazene faktury minuleho obdobi zadame do modulu prijatych a vystavenych faktur standardnim zpusobem a nasledne postupujeme takto:

•  pouzijeme funkci rocniho prevodu v ucetnictvi: Ucetnictvi - Podvojne ucetnictvi - Ostatni funkce - Rocni prevod. Datum prevodu nastavime na posledni den predchoziho ucetniho roku.
  Nas tip: Pred provedenim rocniho prevodu zazalohujte Vase data. Mate-li multiverzi, je mozne si prevod vyzkouset nejprve ve cvicne kopii firmy.
• program faktury oductuje z ucetniho deniku a zustatky uctu, na ktere byly faktury zauctovany pri jejich editaci, prenese do pocatecnich stavu. Pocatecni stavy ucetniho deniku nasledne rucne opravime na spravne hodnoty
  Nas tip: Pokud jiz mate pred rocnim prevodem pocatecni stavy zadane, doporucujeme faktury z minulych let pri jejich zadavani kontovat zamerne na shodny ucet, bude tak mene uctu v pocatecnich stavech k oprave. Zvolte nejlepe rozvahovy ucet, ktery jinak nepouzivate (napr. 260). Ucty pohledavky a zavazku ponechte 311 a 321 a zkontrolujte, zda jsou v ucetni osnove oznaceny jako saldokontni.

Vyhodou tohoto postupu je to, ze program takto zadane faktury prevede v ramci rocniho prevodu z ucetniho deniku do tzv. Archivu nesparovanych dokladu, cimz zamezi hrozbe jejich nechteneho opetovneho douctovani do ucetniho deniku. Nicmene neni na skodu provest po ukonceni rocniho prevodu tzv. uzamceni obdobi .

Dalsi vyhoda tohoto postupu se projevi v pripade nutnosti zadat faktury castecne uhrazene. Je zde mozne nasimulovat uhrady pokladnou ci bankou. Po rocnim prevodu tyto doklady s uhradami zmizi a bude jen treba opravit pocatecni stavy uctu, na ktere byly uhrady uctovany.
Nas tip: Je mozne misto uctu pro banku a pokladnu pouzit stejny shodny rozvahovy ucet jako pro uctovani faktur (napr. 260), tim usetrime praci pri oprave pocatecnich stavu.

2. Alternativni postup - neuhrazene faktury minuleho obdobi zadame do modulu prijatych a vystavenych faktur takto:

• nejprve zamezime tomu, aby se faktury pri vystaveni automaticky uctovaly do ucetniho deniku nastavenim omezeneho pristupoveho prava do programu
  • zvolime Ostatni - Seznamy - Pristupova prava
  • pridame definici pristupoveho prava: zadame jmeno a jednoduche heslo a omezime pristup pro Ucetnicvi - vybereme moznost Zadny. Dulezite je ponechat nastaveni v kolonce Administrator na Ano. Definici pristupoveho prava ulozime.
• ukoncime praci v pouzivane firme (prepneme se do jine firmy nebo ukoncime program) a znovu do ni vstoupime pomoci nove vytvoreneho hesla
• otevreme modul fakturace a nyni muzeme porizovat neuhrazene faktury minulych let standardnim zpusobem, aniz by se zauctovaly do ucetniho deniku
  Nas tip: Celkovy stav neuhrazenych faktur by mel souhlasit s pocatecnim stavem na uctu 321 a 311.
• po ukonceni zadani vsech faktur heslo zrusime (Ostatni - Seznamy - Pristupova prava - v seznamu pristupovych prav date Vymazat), ukoncime praci v pouzivane firme a znovu do firmy vstoupime - tentokrat jiz bez hesla

Doporucujeme okamzite nastavit uzamceni stareho obdobi, aby nemohlo dojit k nechtenemu douctovani takto zadanych faktur do ucetniho deniku!